Existe una práctica extendida de remunerar al empleado con dietas. Pero, ¿eso es correcto?
Es fácil encontrarse nóminas con dietas elevadas. Todo ello, porque al ser conceptos extrasalariales para compensar ciertos gastos quedan, hasta cierto límite, eximidas del IRPF y, cuando se puedan justificar, no aumentan la base de cotización de la Seguridad Social.
Unas veces es correcto y otras un arriesgado truco, que es foco del control tanto de la AEAT como la TGSS. Algún iluminado colgó un video de Tik Tok sin leerse la ley y la jurisprudencia. Lo cierto es que no es al empleado al que corresponde probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia, sino a su empresario. (STS 429/2020, STS 1080/2021 y STS 3185)
Por ello, antes de que la IA o las redes sociales asalten las cátedras, es hora de analizar con rigor la tributación de estos conceptos. A veces, es agotador tener que ir colocando puntos sobre la íes y las «ías», pero sólo la verdad nos hará libres.
En el art. 17.1. d) de la Ley del IRPF se puede leer «Las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan»
Gastos de Locomoción.
Eso es, en el Reglamento se regula la exención de ciertos gastos de locomoción ocasionados por los desplazamientos del trabajador para realizar su trabajo fuera del centro de trabajo habitual. No se trata del recorrido del domicilio al trabajo, sino los desplazamientos ocasionados en el propio trabajo. Pensemos por ejemplo en un fontanero, una enfermera, etc que debe trasladarse habitualmente para prestar sus servicios.
En estos casos:
- Si el empleado o trabajador utiliza medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente. Si usa tarjeta de transporte puede pedir factura en el consorcio o empresa que se trate.
- En otro caso, por ejemplo, si usa vehículo propio, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, la cantidad exenta son 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Esta cifra de 0.26 antes del 17 de julio de 2023 era de 0,19 euros. (Orden HFP/792/2023)
Lo que exceda de la cantidad exenta está plenamente sujeto al IRPF.
Gastos de Manutención y Estancia.
También se exceptúan de gravamen y, por tanto, no se tienen en cuenta como rendimientos del trabajo, las cantidades percibidas por el empleado o trabajador en concepto de dietas para compensar gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos, que se ocasionen en un municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor, y del que constituya su residencia, por motivos laborales.
Para ello existen reglas generales y especiales, que se desarrollan tanto en la Ley como en el Reglamento del IRPF.
Reglas generales y especiales.
Reglas Generales.
La regla general, más común, es la del funcionario o empleado con destino dentro de España.
Ejemplo. Don Luis fue enviado por su empresa de Granada a realizar unos trabajos en Barcelona. Por dietas cobró 800 euros. Se sabe que el billete de AVE, ida y vuelta costó 300 euros. La factura del hotel por esos tres días es de 210 euros. Y por la manutención (restaurante) se le olvidó traer justificante.
En el IRPF quedaría exento el viaje del AVE y la factura del hotel que está plenamente justificado.
La manutención no justificada se valora en [(53,34 x 3 días de pernocta) + (26,67 sin pernocta)] = 186.69.
De los 800 euros percibidos en dietas, lo que queda exento son 696.69 euros (300+210+186.69) y lo que queda sujeto el resto, que asciende a 103.31 euros
Para el caso de los camioneros que transportan mercancias la cuantía exenta es de 15 euros diarios si mueven por España y de 25 euros si lo hacen por el extranjero. Por este motivo se puede apreciar en su nóminas unas cantidades extrasalariales tan elevadas, lo que repercute en una menor base de cotización (STS 1067/2025)
Existen otras reglas generales específicas
- Para funcionarios y empleados con destino en el extranjero,
- Para centro de trabajo móvil o itinerante.
Sería muy extenso tratarlas aquí. Por ello remitimos al reglamento.
Reglas especiales.
Las reglas especiales se refieren a:
- Relaciones laborales especiales de carácter dependiente (representante comercial, por ej.)
- El traslado de puesto de trabajo a municipio distinto.
- También y como regla especial más infrecuente son las cantidades que abonan por su desplazamiento o manutención a los miembros de un jurado, que están exentas. Igual ocurre con las cantidades percibidas por los miembros de las Mesas Electorales.
Consejos finales.
El convenio colectivo puede obligar a pagar dietas, pero en otros casos es voluntario. No cabe dar un consejo específico sin conocer la realidad de lo que ocurre en el día a día de una relación laboral. Lo cierto es que:
- Todo debe estar bien acreditado. Por ej: pedir factura a nombre de la empresa, identificando en el concepto el nombre del trabajador.
- Se desaconseja la cuantía fija mensual en concepto de dieta porque se considera salario encubierto con objeto de eludir tributación y cotizaciones.
- Además si el desplazamiento es superior a 9 meses debe tributarse íntegramente.
- No se deje aconsejar por redes sociales o recortes de prensa. Todo esto está regulado e interpretado, así que busque consejo de un profesional.
Gestoria Pastor Granada 